Privacybeleid

Dogan Akgun, handelend onder de naam Akflow, is voor de in dit privacybeleid beschreven eigen verwerkingen de verwerkingsverantwoordelijke.

Dit privacybeleid geldt voor de website van Akflow en voor persoonsgegevens die Akflow verwerkt in het kader van contact, aanvragen, offertes, overeenkomsten en eigen bedrijfsvoering. Wanneer Akflow in een klantproject persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever verwerkt, kan de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke zijn en Akflow verwerker. In dat geval worden aanvullende afspraken gemaakt, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens we verwerken hangt af van je relatie met Akflow en van de dienst die je gebruikt.

Websitebezoek en technische beveiliging

Bij een bezoek aan de website kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn voor het aanbieden, beveiligen en beheren van de website, zoals:

• IP-adres;
• datum en tijd van het verzoek;
• opgevraagde pagina of route;
• browser- en apparaatkenmerken voor zover door de technische infrastructuur verstrekt;
• fout-, beveiligings- en misbruiksignalen.

Akflow gebruikt deze gegevens niet om zonder duidelijke grondslag een verborgen profiel van individuele bezoekers op te bouwen.

Contact- en aanvraagformulier

Het huidige contactformulier kan de volgende gegevens vragen:

• naam;
• e-mailadres;
• bedrijfsnaam, indien je die vrijwillig invult;
• het onderwerp of verbetergebied waarop je vraag betrekking heeft;
• je beschrijving van de situatie of uitdaging;
• je huidige website, indien je die vrijwillig invult.

De vrije tekstvelden zijn bedoeld voor een zakelijke omschrijving van je vraag. Deel via een algemeen contactformulier geen wachtwoorden, API-sleutels, zeer gevoelige persoonsgegevens, medische gegevens, strafrechtelijke gegevens, bedrijfsgeheimen of volledige vertrouwelijke klantdossiers.

Kennismaking, offerte en overeenkomst

Wanneer we contact hebben over een mogelijke of lopende opdracht kunnen we onder meer verwerken: zakelijke contactgegevens; bedrijfs- en facturatiegegevens; correspondentie en afspraakgegevens; notities die nodig zijn om je vraag te begrijpen; offerte-, scope- en contractgegevens; informatie over systemen, processen en gewenste resultaten voor zover relevant voor de opdracht.

Uitvoering van projecten en support

Afhankelijk van de opdracht kan Akflow toegang krijgen tot of gegevens verwerken in verband met bijvoorbeeld websites en formulieren, CRM- en klantprocessen, automatiseringen en systeemkoppelingen, AI-workflows of AI-chatbots, technische configuraties, supportverzoeken en Secure AI Workplace-trajecten. We streven ernaar projecttoegang en gegevensverwerking te beperken tot wat voor de opdracht nodig is.

Facturatie en administratie

Voor offertes, overeenkomsten, facturen en de wettelijke bedrijfsadministratie kunnen we naam en zakelijke contactgegevens, bedrijfsnaam, adres- en facturatiegegevens, KVK- en btw-gegevens indien relevant, betaal- en transactiereferenties en contract- en factuurinformatie verwerken.

Cookies, analytics en vergelijkbare technieken

Akflow gebruikt cookies en vergelijkbare technieken uitsluitend overeenkomstig de feitelijke technische configuratie en het actuele cookiebeleid. Niet-noodzakelijke technieken worden, waar toestemming wettelijk vereist is, niet geactiveerd voordat een geldige keuze is gemaakt. Huidige analyticsstatus: Akflow gebruikt Vercel Web Analytics uitsluitend nadat je toestemming hebt gegeven voor analytische technieken. Vercel Web Analytics gebruikt geen cookies en verwerkt geanonimiseerde gebruiksgegevens. Queryparameters en gevoelige of besloten routes worden vóór verzending uitgesloten. De grondslag voor deze verwerking is toestemming. Je kunt deze toestemming altijd intrekken via de cookie-instellingen. Meer informatie staat in het Cookiebeleid.

AI-ondersteunde hulpmiddelen

Akflow kan intern AI-ondersteunde hulpmiddelen gebruiken om werkzaamheden te ondersteunen. Uitgangspunt is: geen invoer van persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie zonder doel, noodzaak en passende beoordeling; extra terughoudendheid bij gevoelige of bijzondere persoonsgegevens; passende menselijke controle wanneer de impact van fouten relevant is. Via deze website worden geen persoonsgegevens automatisch aan externe AI-providers verstrekt. Akflow voert geen namen, e-mailadressen, telefoonnummers, vrije berichtteksten, klantdocumenten of andere herleidbare klantgegevens in externe AI-tools in. AI-hulpmiddelen mogen intern alleen worden gebruikt met geanonimiseerde of niet-persoonlijke informatie en met passende menselijke controle.

Akflow verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:

Voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst — bijvoorbeeld om een aanvraag te beoordelen, een kennismaking te plannen, een offerte op te stellen, een dienst uit te voeren of support te leveren.

Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld voor gegevens die Akflow moet bewaren voor fiscale of andere wettelijke administratieplichten.

Gerechtvaardigd belang — zoals beveiliging van website en systemen, voorkomen van misbruik en fraude, beperkte zakelijke administratie, verdediging van rechtsvorderingen en verbetering van eigen bedrijfsprocessen voor zover de privacybelangen van betrokkenen niet zwaarder wegen.

Toestemming — bijvoorbeeld voor bepaalde niet-noodzakelijke tracking of afzonderlijke marketingactiviteiten. Je kunt toestemming weer intrekken; intrekking heeft geen terugwerkende kracht op verwerking die vóór de intrekking rechtmatig plaatsvond.

Akflow verkoopt persoonsgegevens niet als handelswaar.

We kunnen gegevens delen met partijen die nodig zijn voor de bedrijfsvoering of dienstverlening, bijvoorbeeld:

• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• e-mail- en communicatiediensten;
• formulier- en backenddiensten;
• CRM- en projectdiensten;
• boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
• beveiligings- en monitoringdiensten;
• AI- of automatiseringsleveranciers, alleen wanneer dat voor een beoordeelde use case nodig is;
• professionele adviseurs wanneer dat noodzakelijk is;
• bevoegde autoriteiten wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.

De feitelijke leverancierslijst wordt bijgehouden op de pagina Subverwerkers, voor zover een leverancier in de relevante rol als verwerker of subverwerker optreedt.

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken. Feitelijke huidige status: Akflow gebruikt Vercel voor hosting en webanalyse, Supabase voor database- en authenticatiefuncties en Resend voor e-mailverzending. Bij het gebruik van deze leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder in de Verenigde Staten, worden verwerkt. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruikt Akflow een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit en/of de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Akflow beweert niet dat alle gegevens uitsluitend binnen de Europese Unie blijven.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of aantoonbare noodzaak een langere termijn rechtvaardigt.

Niet-geconverteerde contactaanvragen

Maximaal 6 maanden na het laatste inhoudelijke contact. Resend bewaart verzendgegevens volgens zijn eigen standaardtermijn; ontvangen e-mails worden binnen de termijn van Akflow verwijderd.

Offertes zonder opdracht

Maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact of het verlopen van de offerte, tenzij gegevens eerder niet meer nodig zijn of langer nodig zijn voor een concrete juridische aanspraak.

Project- en contractdossiers

Tijdens de overeenkomst en maximaal 2 jaar na afronding voor gewone projectbestanden. Contracten, facturen en andere gegevens die deel uitmaken van de fiscale administratie worden 7 jaar bewaard. Gegevens worden alleen langer bewaard wanneer een wettelijke verplichting of concrete juridische aanspraak dit noodzakelijk maakt.

Support- en ticketgegevens

Maximaal 2 jaar na afsluiting van de supportvraag. Wanneer de gegevens onderdeel zijn van een contract- of fiscaal dossier, geldt de daarvoor toepasselijke bewaartermijn.

Technische/securitylogs

Normaal maximaal 90 dagen. Rate-limitregistraties worden uiterlijk binnen 24 uur verwijderd. Gegevens die nodig zijn voor onderzoek naar een concreet beveiligingsincident kunnen maximaal 1 jaar worden bewaard, of langer wanneer een wettelijke verplichting of juridische aanspraak dit noodzakelijk maakt.

Cookie- en consentvoorkeur

Maximaal 12 maanden na de keuze. Daarna vraagt Akflow opnieuw om toestemming. De voorkeur wordt eerder verwijderd of ongeldig wanneer de bezoeker deze intrekt, de browsergegevens wist of de beleidsversie verandert. Akflow houdt hiervoor geen centraal bezoekersprofiel bij.

Fiscale administratie

7 jaar, conform de Nederlandse wettelijke fiscale bewaarplicht.

Back-ups

Volgens een afzonderlijke, beperkte back-upcyclus; verwijdering kan vertraagd doorwerken in back-ups.

Akflow gebruikt geen algemene regel dat ieder klantgegeven automatisch zeven jaar moet worden bewaard.

Akflow neemt passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de gegevens, de verwerking en de risico's. Afhankelijk van de omgeving kan dit onder meer bestaan uit:

• toegangsbeperking en least privilege;
• sterke authenticatie en waar passend multifactorauthenticatie;
• versleutelde verbindingen;
• gescheiden beheer van secrets en API-sleutels;
• logging en monitoring met aandacht voor dataminimalisatie;
• back-up- en herstelmaatregelen;
• leveranciersbeoordeling;
• periodieke toegangs- en configuratiereviews.

Geen enkele technische omgeving is volledig risicoloos. Akflow doet daarom geen absolute garantie dat beveiligingsincidenten onmogelijk zijn.

Afhankelijk van de situatie heb je onder de AVG onder meer recht op: informatie over de verwerking; inzage; rectificatie; wissing; beperking; overdraagbaarheid waar dit recht van toepassing is; bezwaar tegen bepaalde verwerkingen; intrekking van toestemming; en bescherming tegen bepaalde uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbare significante gevolgen.

Meer uitleg en de praktische aanvraagroute staan op Privacyrechten.

Akflow gebruikt de huidige publieke website en het contactformulier niet om uitsluitend geautomatiseerde besluiten over bezoekers of aanvragers te nemen die juridische gevolgen of vergelijkbare significante gevolgen hebben. Wanneer dit in de toekomst verandert, moet deze tekst vóór ingebruikname worden aangepast en moet de verwerking afzonderlijk worden beoordeeld.

Heb je een privacyvraag of klacht, neem dan eerst contact op via info@akflow.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Akflow kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, techniek, leveranciers of wetgeving wijzigen. De actuele versie staat op deze pagina. Bij materiële wijzigingen beoordelen we of aanvullende communicatie nodig is.